兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法

完全記憶:

我把Evernote當做「所有內容」的統整中心

所有內容,就是包含數位、紙本、不同工具裡的圖文影音檔案資料。

 

在沒有這樣使用Evernote前,我覺得內容管理是「非常分散的」,有些郵件存在Gmail、有些對話存在即時通、有些草稿大綱存在Word、網頁書籤資料存在瀏覽器、紙本便利貼更是貼滿辦公桌。

當我要查找內容時,我必須要翻開好幾個「抽屜」才找得到!!

而真正生活行動裡所見所聞的事物還不知道要記在哪裡比較好?然而一旦我猶豫如何記住時,這些寶貴的靈感早就稍縱即逝。

你真的覺得以前這種零碎的內容管理方式是好的嗎?

 

因此,既然開始使用Evernote,而這款工具又可以在電腦、手機上使用,並且能夠儲存圖文影音檔案所有的內容,那麼,為什麼不把所有的內容集中到Evernote上呢?這就是我說的利用Evernote達成的「完全記憶」。

Evernote

 

當我收到一封重要的工作交辦郵件,當我收到一封以後用得到的購物確認單,當我和工作伙伴在即時通聊完一段重要的公事對話,我立刻就把這些內容轉存到Evernote中。你可以用一些快捷辦法,但簡單的複製、貼上,永遠可以在任何時候幫你幾秒鐘解決問題。

當我要打草稿、想大綱,當我要建立一個重要的以後會一直用到的參考文件,這時候我不再首先想到Office Word,相對的,我首先想到應該在Evernote直接建立。

而若是一些非常重要的檔案,除了儲存在電腦硬碟外,我也會想到應該把他們插入Evernote的相關筆記中。

紙本的紀錄雖然仍然可以應急,例如邊接電話邊寫便利貼,例如在演講的紙本講義上寫重點,但是這些紙本記錄,我也會當下把它們「拍照」下來,儲存到Evernote裡面(參考:Evernote 拍照記憶法,用照片筆記收納人生瑣事的心得)。

而生活行動裡隨時想到的靈感,隨時看到的美好事物,我現在可以沒有任何遲疑的,立刻用Evernote寫下、拍下、錄下這些內容。

 

於是,這些「數位、紙本內容」全部被統合到Evernote裡,再也不分散,我永遠都知道只要進入Evernote,只要翻開一個抽屜,就可以找到需要的內容

而且雲端服務幫我把內容永遠就是儲存在那裡,不會搞丟、不會腐爛;我也永遠不會忘記自己把內容儲存在哪裡,不再搞丟任何東西,因為要找的地方只有一個,就是Evernote。

「完全記憶」,就是把內容的記憶完全交給Evernote,沒有設限,統一集中,並且隨時備份與同步,而這將大大的增加自己內容管理、查詢的效率。

 

 

 

專案管理筆記:

我不是專案管理專家,所以我這裡並非真的要講專案管理的理論。我想說的只是或許我們可以借用專案管理的基本樣貌,來回過頭管理Evernote的大量筆記。

在工作場合裡,老闆交代專案經理執行某個大型工作,專案經理底下統合幾個不同的小團隊來分別進行企劃、美術、製作等等作業,而當牽涉到行銷、行政的業務時,專案經理還必須懂得聯絡與協調公司原本已經有的團隊資源來協作。

這樣一個模式可以應用在Evernote的筆記管理中,讓你更有效率。

我們就是老闆,Evernote就是我們底下的工作者,這時首先我們要指派一個專案經理:「Evernote裡的一則核心筆記,老闆不會每次都直接和最底下的員工對話,而是只面對專案經理,再由專案經理去指揮下面的分散環節運作。

如果老闆每次都要重複和最底下的員工討論,如果你每次工作時都要重複在不同資料庫裡翻找,這樣你的工作將會非常沒有效率。因此在你們中間建立一個專案經理(核心筆記)非常重要。

專案管理

 

每當我進行一件工作時,例如很具體的就以製作一本Evernote的書籍來看。

在Evernote中可能有一個或好幾個資料庫(分類記事本),專門用來「收集」相關的參考企劃資料。我非常強調一個重點,就是你在分類筆記時,務必要把「收集」、「執行」的筆記分開來存放,這樣你才會「頭腦清楚」。

在Evernote中,也儲存了一些重要合作夥伴的名片,以及公司裡日常工作需要的各種行政、行銷資源。

但這些資料無可避免的會是在不同的記事本中。

evernote day-02

 

所以當我正式開始執行一個專案工作時,我一定建立一則「核心管理筆記」來統合這些資源,記住,就只有一則。

在這一則專案管理筆記中,我可以把所有最重要的待辦事項,所有重要的流程資料,以及整個計畫的樣貌放進去,因為這就是一個專案經理應該知道的事情。

然後,我也利用這則專案管理筆記來統合前面所說的各種Evernote資源,利用「筆記連結」、「插入檔案」的方法,將其他筆記裡重要的資源,彈性的整合到這則筆記裡,而且還能隨時增加、刪減。

我只要「做一次」整理,以後就不會重複的到不同筆記資料庫裡找內容,不會浪費時間去做「重複而繁瑣的動作」。

更重要的是,每當我工作時,作為Evernote的老闆,我只要「盯著」這則專案管理筆記就好,一對一,就能透過這則筆記掌控所有的工作進度與資料!

evernote day-03

 

這個方法更棒的地方是,因為所有最重要的資料都控管在這則專案管理筆記中,所以未來如果工作完成時,我大多數時候可以「只備份這則專案管理筆記」就好。

我也強烈建立要區隔「行動」、「行動完成(封存)」的筆記,千萬不要混在一起,所以一旦完成需求的筆記,我一定立刻轉移到封存資料夾中,或是立刻「刪除」它們!

那些因為這項工作而收集的數百則剪貼,通常下次工作就用不到了,或者下次工作時這些資料已經過期而無用了,所以我會選擇把這些「參考資料」刪除。

但「核心控管筆記」我一定會保留下來,因為這就好像我的工作日記,也是未來要查詢之前工作流程的最好依據,並且重要的合約文檔也都儲存在這則控管筆記裡面,更重要的是,有了一則專案管理筆記,你要備份時就具體簡單多了!

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